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title: "KI-Transformation für KMU – Kassel und Hessen | unlimited.studio"
description: "Eigene Software mit KI statt Abos pro Arbeitsplatz: kostenloses Erstgespräch, Startpaket für 9.900 € oder 690 € im Monat. Aus Kassel für KMU in Hessen."
url: https://unlimited.studio/de/ki-transformation
language: de
updated: 2026-10-13
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> **Seite:** https://unlimited.studio/de/ki-transformation · unlimited.studio GmbH, Kassel · Alle Preise netto, Stand 13.10.2026

# Eigene Software mit KI statt fünf Abos pro Arbeitsplatz.

KI-Transformation für KMU in Kassel und Nordhessen

HubSpot für Kunden, Asana oder Jira für Projekte, Todoist für Aufgaben, Productive für Zeiten: Jedes Tool rechnet pro Kopf ab, keins kennt das andere. **Wir bauen Ihnen ein System, das zu Ihren Abläufen passt, mit KI an den Stellen, an denen sie Arbeit abnimmt.** Es läuft auf Servern in Deutschland und gehört Ihnen.

**Das Problem**

- **Pro Kopf:** Jede neue Stelle kostet in jedem Tool eine Lizenz mehr.
- **Pro Tool:** Ein Kunde lebt an vier Orten, gepflegt wird er an keinem richtig.
- **Pro Tarif:** Die KI steckt im teureren Plan und kennt nur die Daten ihres eigenen Tools.

- Erstgespräch kostenlos
- Potenzialanalyse 1.000 € netto
- Server in Deutschland

## KI im Mittelstand: Die Großen sind schon dabei.

Wie viele Unternehmen KI nutzen, hängt davon ab, wer fragt und wie. **Die Richtung ist in allen Erhebungen dieselbe: Die Nutzung wächst schnell, und kleine Unternehmen liegen deutlich zurück.**

- **54,5 %** der Unternehmen in Deutschland nutzen KI. Ein Jahr zuvor waren es 40,9 %. Befragt wurden Industrie, Dienstleister, Handel und Bau. Quelle: [ifo Konjunkturumfrage Mai 2026](https://www.ifo.de/fakten/2026-06-05/mehr-als-die-haelfte-der-unternehmen-nutzt-kuenstliche-intelligenz), 05.06.2026.
- **23 %** der kleinen Unternehmen nutzen KI. Bei 10 bis 49 Beschäftigten laut amtlicher Statistik. Ab 250 Beschäftigten sind es 57 %, über alle Größen 26 %. Quelle: [Statistisches Bundesamt, IKT-Erhebung 2025](https://www.destatis.de/DE/Themen/Branchen-Unternehmen/Unternehmen/IKT-in-Unternehmen-IKT-Branche/Tabellen/ikti-unternehmen-kuenstliche-intelligenz.html), 24.11.2025.
- **72 %** nennen fehlendes Wissen als Grund, warum sie KI erwogen, aber nicht eingeführt haben. Das betrifft jedes fünfte Unternehmen. Quelle: [Statistisches Bundesamt, IKT-Erhebung 2025](https://www.destatis.de/DE/Themen/Branchen-Unternehmen/Unternehmen/IKT-in-Unternehmen-IKT-Branche/Tabellen/ikti-gegen-nutzung-kuenstliche-intelligenz.html), 24.11.2025.
- **51,2 %** des Mittelstands nutzen oder testen KI. 39,9 % wünschen sich mehr Wissen über konkrete Einsatzgebiete. Quelle: [DMB und Salesforce, KI-Index Mittelstand 2026](https://www.mittelstandsbund.de/alle-nachrichten/ki-index-mittelstand-2026-ki-nutzung-steigt-um-54-prozent-einsatz-von-ki-agenten-fast-verdoppelt), 09.03.2026.

Der häufigste Grund gegen KI ist fehlendes Wissen. Genau da setzt das Erstgespräch an.

## Referenz: Wir haben bei uns angefangen.

Unser Studio lief jahrelang auf gemieteter Software. Jedes Tool rechnete monatlich ab, keins kannte das andere, und ein Kunde lebte an vier Orten. **Heute läuft es auf unlimited.dock, einem System, das wir für unsere eigenen Abläufe gebaut haben.**

### Was das Dock ersetzt

- **Productive.io:** Tasks, Zeiterfassung und Budgets. Abgelöst, mit kompletter Historie: rund 8.000 Tasks und 20.000 Stunden.
- **Zoho Books:** Angebote, Rechnungen mit XRechnung, Mahnwesen und Bankabgleich. Im Dock gebaut, die Ablösung läuft.
- **Tabellen:** Server und Websites kommen jede Nacht aus Laravel Forge, jede Site ihrem Kunden zugeordnet, mit Monatskosten.
- **CRM:** Jede Anfrage vom ersten Kontakt bis gewonnen oder verloren, mit Verantwortlichem, nächstem Schritt und Wiedervorlage.

### Was der Agent bei uns tut

Das Dock hat eine zweite Tür für KI-Agents: eine REST-API und einen MCP-Server. Durch sie arbeitet der Agent im Terminal, in der App auf Smartphone und Mac und in Jobs nach Zeitplan. Dazu kommen eine Wissensdatenbank und Connectors zu Mail, Kalender, Drive und Slack. **Welches Modell dahinter arbeitet, entscheiden Sie: Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse, je nach Wunsch und Aufgabe.**

- **Unterwegs:** Zwei Sätze nach dem Kundentermin werden in der App des Agents zum Task, mit Checkliste, Fälligkeit und im richtigen Projekt.
- **Im Terminal:** Aus Call-Notizen werden Tasks, Kommentare und nächste Schritte in der Akquise, ohne dass jemand einen Browser-Tab öffnet.
- **Mit Kontext:** Eine Wissensdatenbank hält Projekte, Entscheidungen und unsere Regeln fest. Der Agent liest sie vor jeder Aufgabe und trägt Neues nach.
- **Angebunden:** Über Connectors liest der Agent Mails, Termine, Dokumente und Slack und legt Antworten als Entwurf an. Gesendet wird erst nach Freigabe.
- **Mit Grenzen:** Der Agent sieht genau das, was die Person sehen darf. Löschen, Einstellungen, Budgets und Zugangsdaten bleiben außer Reichweite.
- **Nachvollziehbar:** Jede Änderung trägt den Namen des Agents und der Person, für die er arbeitet, und steht mit Lauf und Kanal auf der Agenten-Seite.

Dasselbe bauen wir für Unternehmen, deren Kunden in HubSpot, Projekte in Asana oder Jira und Aufgaben in Todoist liegen: ein System, das zum Ablauf passt, statt fünf Abos, die jeweils ein bisschen passen.

[Ganze Case Study lesen](https://unlimited.studio/de/case-study/unlimited-dock)

## Preise: Kaufen oder mieten.

**Das Startpaket bauen wir aus Bausteinen, die bei uns jeden Tag laufen.** Deshalb gibt es einen Festpreis statt eines Projektbudgets, und Sie können es auch ohne Anzahlung mieten.

Stand: 13.10.2026 · Beträge: netto · Betrieb: bis 50 Nutzer

### Potenzialanalyse: 1.000 €

Ein Tag mit Ihnen und Ihrem Team, danach ein schriftliches Ergebnis. Bei Auftrag voll angerechnet.

- Workshop: 1 Tag
- Ergebnis: 3 Use Cases
- Anrechnung: voll

Für alle, die erst wissen wollen, was sich bei ihnen lohnt.

### Kauf: 9.900 €

Startpaket einmalig, danach 250 € im Monat für den Betrieb.

- Startpaket: 9.900 €
- Betrieb bis 50 Nutzer: 250 €/Monat
- Module: je ab 1.900 €

Für Teams, die auf lange Sicht am günstigsten fahren wollen. Im Beispiel des Rechners nach 15 Monaten günstiger als die Abos.

### Miete: 690 €

690 € im Monat, ohne Einrichtungskosten. 36 Monate inklusive Betrieb, danach 250 € im Monat.

- Einrichtung: 0 €
- Monatlich inkl. Betrieb: 690 €
- Laufzeit: 36 Monate

Für alle, die ohne Anzahlung starten wollen. Im Beispiel des Rechners ab dem ersten Monat günstiger als die Abos.

### Im Startpaket enthalten

- **Kunden:** Kontakte, Anfragen und Wiedervorlagen an einem Ort, vom ersten Kontakt bis zum Auftrag.
- **Projekte und Aufgaben:** Projekte, Tasks mit Checklisten und Fälligkeiten, für das ganze Team.
- **Wissensdatenbank:** Abläufe, Entscheidungen und Regeln Ihres Unternehmens, für Menschen und KI lesbar.
- **MCP-Server:** Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse arbeiten im System, mit genau den Rechten der Person.
- **Mail und Kalender:** Anbindung an Ihr Postfach und Ihren Kalender, Entwürfe statt automatischer Versand.
- **Datenübernahme:** Ihre Daten aus einem bestehenden Tool, mit Historie.

### Module: je 1.900 bis 2.900 €

Weitere Bausteine, sobald Sie sie brauchen, jedes zum Festpreis.

- Angebote und Rechnungen mit XRechnung
- Zeiten und Budgets
- Support-Tickets
- Newsletter

### Betrieb: 250 € im Monat

Bis 50 Nutzer: Hosting in Deutschland, Updates, Monitoring und Automationen im fairen Rahmen. Darüber 10 € je weiterem Nutzer, viel KI-Nutzung rechnen wir nach Verbrauch ab.

- Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
- Die Potenzialanalyse rechnen wir bei Auftrag voll auf das Startpaket an.
- Miete: 36 Monate Mindestlaufzeit, Betrieb inklusive, danach 250 € im Monat.
- Lizenzen für Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse zahlen Sie direkt beim Anbieter.

## Was kosten Ihre Abos in fünf Jahren?

**Tragen Sie die Tools ein, die ein eigenes System ersetzen könnte.** Der Rechner zeigt die Kosten pro Jahr, über drei und fünf Jahre und ab wann sich eine Eigenlösung rechnet.

Vorausgefüllt sind fünf typische Abos eines Teams mit 15 Leuten, zu Listenpreisen bei jährlicher Zahlung (netto, Stand 13.10.2026). Markierte Felder ersetzen Sie am besten durch die Beträge auf Ihren Rechnungen.

| Tool | Bereich | Tarif | Plätze | Preis je Monat | Summe je Monat |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| HubSpot | CRM | Professional, jährlich | 5 | 90,00 € | 450,00 € |
| Asana | Projekte | Starter, jährlich | 15 | 10,99 € | 164,85 € |
| Notion | Wissen | Plus, jährlich | 15 | 9,50 € | 142,50 € |
| Zendesk | Support | Suite Team, jährlich | 3 | 55,00 € | 165,00 € |
| Lexware Office | Buchhaltung | Tarif L, monatlich | pauschal | 21,90 € | 21,90 € |
| **Zusammen** | | | | | **944,25 €** |

- Abos pro Jahr: 11.331 €
- Abos in 5 Jahren: 56.655 €
- Eigenes System, Kauf (9.900 € einmalig, 250 € Betrieb im Monat): 24.900 € in 5 Jahren, günstiger ab Monat 15, 31.755 € weniger als die Abos
- Eigenes System, Miete (690 € im Monat über 36 Monate inklusive Betrieb, danach 250 €): 30.840 € in 5 Jahren, günstiger ab dem ersten Monat, 25.815 € weniger als die Abos

Startpaket: Kunden, Projekte und Aufgaben, Wissensdatenbank, MCP-Server für Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse, Mail und Kalender, Datenübernahme aus einem Tool. Betrieb bis 50 Nutzer, darüber 10 € je weiterem Nutzer. Viel KI-Nutzung rechnen wir nach Verbrauch ab.

Alle Beträge netto. Nicht eingerechnet: Lizenzen für Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse, die Sie direkt beim Anbieter zahlen, die Zeit, die Automationen und KI im Alltag sparen, Preiserhöhungen der Anbieter, zusätzliche Arbeitsplätze und Ihre Zeit für Einführung und Datenübernahme.

Rechner zum Ausprobieren: https://unlimited.studio/de/ki-transformation#rechner

## Ablauf: Vom ersten Gespräch zum laufenden System.

### 01 KI-Erstgespräch (Kostenlos)

Rund 60 Minuten, bei Ihnen vor Ort oder per Video. Wir schauen auf Ihre Tools, Ihre Abläufe und die Stellen, an denen Zeit verloren geht. Sie gehen mit einer ehrlichen Einschätzung raus, auch wenn sie lautet: Lassen Sie es, wie es ist.

### 02 KI-Potenzialanalyse (1.000 € netto, pauschal)

Ein Tag mit Ihnen und Ihrem Team, danach ein schriftliches Ergebnis. Beauftragen Sie danach die Umsetzung, rechnen wir die Analyse voll an.

Was die Potenzialanalyse liefert:

- **Tool-Inventur:** welche Abos laufen, mit wie vielen Arbeitsplätzen und zu welchem Preis
- **Ablauf-Karte:** wo Daten von Hand von einem Tool ins nächste wandern
- **Drei Use Cases:** priorisiert, jeweils mit Aufwand, Einsparung und Business Case
- **Förder-Check:** welche Programme für Ihr Vorhaben in Frage kommen

### 03 Umsetzung (9.900 € oder 690 € im Monat)

Das Startpaket aus Bausteinen, die bei uns jeden Tag laufen: Kunden, Projekte und Wissen in einem System, ein MCP-Server, über den Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse darin arbeiten, und die Anbindung an Mail und Kalender. Weitere Module und Schnittstellen zu den Tools, die bleiben, kommen zum Festpreis dazu.

### 04 Betrieb und Weiterentwicklung (250 € im Monat bis 50 Nutzer)

Hosting in Deutschland, Updates, Monitoring und neue Automationen, wenn sich Ihr Ablauf ändert. Ein fester Ansprechpartner statt Ticket-Hotline.

## Förderung: Was 2026 noch gefördert wird.

Den DIGI-Zuschuss Hessen gibt es seit Juni 2026 nicht mehr. **Für KI-Projekte bleiben weniger, aber nicht keine Wege.** Welcher zu Ihrem Vorhaben passt, prüfen wir im Erstgespräch.

### Forschungszulage (Bund, über das Finanzamt)

Für Entwicklungen mit echtem Forschungsanteil, also technischer Neuheit und Risiko. Nicht für die Einführung von Standardlösungen.

- **Fördersatz:** 35 % für KMU, verrechnet mit der Steuer oder ausgezahlt
- **Auftragsentwicklung:** zu 70 % ansetzbar, effektiv also bis 24,5 % der Auftragskosten
- **Ablauf:** erst Bescheinigung der BSFZ, dann Antrag beim Finanzamt

[Zur Förderstelle](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerliche_Themengebiete/Forschungszulage/forschungszulage-uebersicht.html)

### Digitalisierungsberatung (RKW Hessen)

Für Beratung rund um die Digitalisierung, etwa vor einem größeren Projekt.

- **Zuschuss:** bis 400 € je Beratungstag, höchstens 50 % des Honorars
- **Umfang:** bis 15 Tage pro Kalenderjahr über alle RKW-Programme
- **Für:** KMU, Start-ups, Selbstständige und Freiberufler in Hessen

[Zur Förderstelle](https://www.rkw-hessen.de/beratungsfoerderung/digitalisierungsberatung.html)

### Distr@l, Förderlinie 2B (Land Hessen)

Für digitale Innovationen in Abläufen, die über den Stand der Technik hinausgehen. Die Einreichung neuer Skizzen ist seit 01.10.2026 vorübergehend ausgesetzt.

- **Zuschuss:** 100.000 bis 500.000 €, höchstens 50 % für Unternehmen
- **Laufzeit:** 12 bis 36 Monate
- **Ablauf:** Skizze ans Ministerium, danach Antrag bei der WIBank

[Zur Förderstelle](https://digitales.hessen.de/foerderprogramme/distrl/digitale-innovationsprojekte)

Wir prüfen Ihre Fördermöglichkeiten und helfen bei den Unterlagen. Eine Förderung zusagen kann nur die Förderstelle. Wo ein Antrag vor Projektbeginn gestellt sein muss, beauftragen Sie uns erst nach dem Bescheid.

## Häufige Fragen

### Wo liegen unsere Daten?

Ihr System läuft auf Servern in Deutschland, mit einer eigenen Datenbank für Ihr Projekt. Für KI-Funktionen legen wir pro Funktion fest, welche Daten ein Sprachmodell überhaupt sieht, und schließen mit jedem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, prüfen wir Modelle, die in der EU oder auf Ihrem eigenen Server laufen.

### Machen wir uns von Ihnen abhängig?

Sie bekommen den Quellcode und eine Dokumentation. Das System baut auf verbreiteter Technik wie Laravel und Vue, ein anderes Team kann es also übernehmen. Den Betrieb übernehmen wir gern, Pflicht ist er nicht.

### Was bedeutet der EU AI Act für uns?

Für typische Anwendungen im Mittelstand, etwa Auswertungen, Entwürfe oder Automationen im Backoffice, gelten vor allem zwei Pflichten. Seit 02.02.2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern. Seit 02.08.2026 gelten Transparenzpflichten, zum Beispiel wenn Menschen mit einem Chatbot sprechen. Strengere Regeln für Hochrisiko-Systeme, etwa in der Personalauswahl oder der Kreditprüfung, greifen erst ab 02.12.2027. Wir ordnen jeden Use Case in der Potenzialanalyse ein. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

### Was kostet das?

Das Erstgespräch ist kostenlos. Die Potenzialanalyse kostet pauschal 1.000 € netto und wird bei Auftrag voll angerechnet. Das Startpaket kostet einmalig 9.900 € netto, alternativ mieten Sie es ohne Anzahlung für 690 € im Monat über 36 Monate. Weitere Module kosten je 1.900 bis 2.900 €. Der Betrieb kostet 250 € im Monat bis 50 Nutzer, darüber 10 € je weiterem Nutzer, viel KI-Nutzung rechnen wir nach Verbrauch ab. Lizenzen für Claude, ChatGPT, Gemini oder Muse zahlen Sie direkt beim Anbieter.

### Wie lange dauert das?

Das Erstgespräch dauert rund 60 Minuten, die Potenzialanalyse einen Tag plus Auswertung. Wie lange die Umsetzung dauert, hängt am Umfang. Wir schneiden Phasen so, dass jede für sich nutzbar ist, und nennen die Dauer im Angebot.

### Welche Förderung gibt es?

Für Entwicklungen mit echtem Forschungsanteil gibt es die Forschungszulage des Bundes, für Beratung die Digitalisierungsberatung des RKW Hessen. Der DIGI-Zuschuss Hessen ist im Juni 2026 ausgelaufen, und Distr@l nimmt seit 01.10.2026 vorübergehend keine Skizzen an. Wir prüfen im Erstgespräch, was zu Ihrem Vorhaben passt. Zusagen kann eine Förderung nur die Förderstelle.

### Müssen wir alle Tools auf einmal ersetzen?

Nein. Wir fangen mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit oder Geld kostet, und ersetzen Tools Schritt für Schritt. Manche Abos bleiben, weil sie günstig sind und gut funktionieren. Ein Ersatz lohnt sich nur, wenn er sich rechnet.

## Erstgespräch: Reden wir über Ihre Abläufe.

**Schreiben Sie uns kurz, worum es geht.** Wir melden uns mit Terminvorschlägen für das kostenlose KI-Erstgespräch.

- Anfrage: https://unlimited.studio/de/ki-transformation#erstgespraech
- Telefon: +49 561 988 339 21
- E-Mail: hi@unlimited.studio
- Termin: https://calendar.app.google/FjQpv5UN9EDAqANY7
- Adresse: Am Alten Sudhaus 7 a, 34119 Kassel

unlimited.studio ist ein Design- und Entwicklungsstudio aus Kassel. Wir bauen Websites, Shops, Plattformen und eigene Software, auf Wunsch mit KI.